Americol BV respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken van zakelijke klanten, leveranciers, contactpersonen en websitebezoekers, voor welke doeleinden en hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen.

1  Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens

Americol BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Vestigingsadres	Sluispolderweg 33, 1505 HJ Zaandam, Nederland
Telefoon	+31 (0)75 631 32 44
E-mail	info@americol.nl
Website	www.americol.nl

2  Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van uw relatie met Americol kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, functie, bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• klant-, leveranciers-, offerte-, order-, leverings-, factuur- en betaalgegevens;
• correspondentie, klachten, vragen en informatie die u zelf aan ons verstrekt;
• product- en veiligheidsinformatie die nodig is voor onder meer werkplekinstructiekaarten, kwaliteitsbeheer en wettelijke documentatie;
• technische gegevens die bij gebruik van onze website kunnen worden verwerkt, zoals IP-adres, browsertype en loggegevens, voor zover van toepassing.

Americol heeft niet de bedoeling bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij dit noodzakelijk is en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

3  Doeleinden en wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doeleinden en op basis van een geldige AVG-grondslag.

Uitvoering van overeenkomsten.
Het opstellen van offertes, verwerken van bestellingen, inkopen en ontvangen van goederen, organiseren van transport, leveren van producten, factureren en afhandelen van betalingen.

Klantenservice en kwaliteitsbeheer.
Het beantwoorden van vragen, behandelen van klachten, uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken en leveranciersbeoordelingen en vastleggen van relevante resultaten in de managementreview.

Wettelijke verplichtingen.
Het voeren van de financiële administratie en voldoen aan fiscale, product-, kwaliteits-, veiligheids- en overige toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Gerechtvaardigde belangen.
Het onderhouden van zakelijke relaties, verbeteren van onze processen en dienstverlening, beveiligen van systemen, voorkomen van fraude en vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Wij wegen hierbij onze belangen af tegen uw privacybelangen.

Toestemming.
Alleen wanneer toestemming de passende grondslag is. U kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

4  Met wie delen wij persoonsgegevens

Binnen Americol hebben alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden toegang, waaronder medewerkers van directie, Customer Service, inkoop, verkoop, financiële administratie, bedrijfsbureau, laboratorium en KAM-V.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen, zoals transporteurs, koeriers, IT- en hostingleveranciers, financiële dienstverleners, adviseurs, auditors en overheidsinstanties. Wij delen alleen gegevens die voor hun taak noodzakelijk zijn. Wanneer een partij namens Americol persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

Americol verkoopt geen persoonsgegevens.

5  Herkomst van gegevens en geautomatiseerde besluiten

Wij ontvangen persoonsgegevens meestal rechtstreeks van u of van de organisatie waarvoor u werkt. Gegevens kunnen ook afkomstig zijn van zakelijke partners, openbare bedrijfsregisters of publiek toegankelijke zakelijke bronnen. Americol neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

6  Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak een langere termijn vereist. In beginsel hanteren wij de volgende termijnen:

• financiële administratie, facturen en gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen: ten minste 7 jaar;
• offertes, overeenkomsten, order-, leverings- en relevante correspondentiegegevens: gedurende de zakelijke relatie en daarna zolang dit nodig is voor wettelijke verplichtingen, controles of mogelijke rechtsvorderingen;
• algemene contactgegevens zonder lopende zakelijke noodzaak: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact;
• klachten- en kwaliteitsdossiers: zolang dit nodig is voor afhandeling, traceerbaarheid, wettelijke verplichtingen en de onderbouwing van eventuele rechtsvorderingen;
• technische log- en beveiligingsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging en incidentonderzoek.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de persoonsgegevens. Technische inrichting van een systeem is op zichzelf geen reden om persoonsgegevens onbeperkt te bewaren.

7  Beveiliging

Americol neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of verstrekking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking en worden periodiek beoordeeld.

8  Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de AVG dit toestaat, verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens die u zelf heeft verstrekt;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van uw toestemming.

Stuur uw verzoek naar info@americol.nl of per post naar Americol BV, Sluispolderweg 33, 1505 HJ Zaandam. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer gegevens dan noodzakelijk.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen een verzoek bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer wij gegevens wettelijk moeten bewaren of wanneer verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij lichten een weigering toe.

9  Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@americol.nl of +31 (0)75 631 32 44. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Klachten over producten of onze dienstverlening kunt u eveneens bij Customer Service melden via bovenstaande contactgegevens.

10  Verplichte gegevens

Voor het aangaan en uitvoeren van een zakelijke relatie hebben wij bepaalde gegevens nodig, zoals naam, zakelijke contactgegevens, aflever- of ophaalgegevens en factuurgegevens. Zonder deze gegevens kunnen wij mogelijk geen offerte uitbrengen, bestelling verwerken, levering ontvangen of overeenkomst uitvoeren. Wij geven aan wanneer gegevens verplicht zijn.

11  Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze verwerkingen of de wetgeving wijzigen. De actuele versie is beschikbaar via onze website. Daarnaast beoordelen wij deze verklaring ten minste iedere 24 maanden.

 

Overige locaties.

Kantoor en bezoekadres: Sluispolderweg 24, 1505 HK Zaandam.

Laboratorium en productie: Sluispolderweg 33, 1505 HJ Zaandam.

Distributiemagazijn: Sluispolderweg 10, 1505 HK Zaandam.